Governance e gestione delle risorse bibliografiche: dal modello di finanziamento dello SBA alle procedure operative

Finalità 

Negli ultimi anni il portafoglio acquisti di risorse bibliografiche dell'Alma Mater ha visto un progressivo ampliamento ed una sempre maggior diversificazione, con ricadute importanti sul bilancio, sull’organizzazione del lavoro e sui processi di acquisizione. Per far fronte a tale contesto sempre più complesso è stato necessario:

- far evolvere il Sistema di finanziamento dello SBA di Ateneo da un insieme frammentato di processi ad un modello di governance centralizzata;

- rivedere ed affinare le strategie di acquisizione del patrimonio bibliografico, bilanciando le esigenze delle risorse digitali con il mantenimento delle collezioni fisiche locali;

- focalizzarsi sulla razionalizzazione della spesa e sull'efficienza dei processi contabili.

L'iniziativa si propone di ricondurre a unità la gestione del patrimonio bibliografico d'Ateneo, integrando la nuova architettura finanziaria (il “perché” dei costi) con le procedure operative delle Linee Guida 2026 (il “come” si acquista). L'obiettivo è evolvere il Sistema Bibliotecario da un insieme di unità autonome a un’infrastruttura integrata. A tal fine, si rende necessario ampliare l’analisi dei processi contabili alle fasi dei cicli gestionali che il Regolamento di Amministrazione Finanza e Contabilità riconduce all’Area Finanza e Contabilità.

I cambiamenti intervenuti sono tracciati nelle delibere degli Organi di Ateneo, l’ultima delle quali assunta il 24 marzo 2026 (approvazione delle Linee Guida agli acquisti di materiale bibliografico), ma è necessaria ed opportuna una lettura sistemica dei singoli step ed una condivisione ampia, da parte del personale coinvolto nei processi di acquisizione delle risorse bibliografiche e documentali e di gestione dei budget di biblioteca, affinché gli indirizzi e le regole indicate dall’Ateneo vengano calate nelle prassi degli Uffici.

Obiettivi di apprendimento

Al termine dell’iniziativa i partecipanti avranno acquisito un set di conoscenze di primo livello riguardanti:

• la composizione e l’organizzazione del portafoglio delle risorse bibliografiche dello SBA e i corrispondenti processi di acquisizione, con particolare attenzione alla distinzione tra gestione centralizzata (risorse elettroniche) e decentrata (monografie/periodici) ed avendo riguardo ai soggetti proponenti, agli Organi di Ateneo competenti ad approvare la provvista, agli uffici responsabili, ai budget a cui attingere, con indicazione delle fonti regolamentari a cui fare riferimento;
• l’attuale modello di finanziamento dello SBA basato sul concetto di “fabbisogno” e la sua quantificazione; la contribuzione richiesta ai Dipartimenti (meccanismi di copertura finanziaria "mista" bilancio d'ateneo vs budget dipartimentale);
• gli elementi essenziali dell’autonomia amministrativa e gestionale dell’Area Patrimonio Culturale (ARPAC) e il ruolo dell’Area Finanza e Contabilità (ARAG) nell’esercizio della responsabilità nel ciclo attivo e passivo
• La gestione del processo amministrativo-contabile di acquisizione di materiale  bibliografico, con particolare riferimento alle monografie cartacee ed elettroniche (ebook), oggetto dell’obiettivo ARPAC-ARAG OBOA-221-2026 “Semplificazione del processo amministrativo-contabile riguardante i pagamenti delle monografie acquistate in gara d'Ateneo e contenimento del flusso documentale”.

I partecipanti saranno altresì in grado di:

• comprendere l'impatto e le implicazioni delle scelte di acquisto (locali e centrali) sul budget complessivo di Ateneo e sulle contribuzioni dei Dipartimenti
• utilizzare il glossario e il quadro sinottico delle Linee Guida agli acquisti di materiale bibliografico come strumenti quotidiani per migliorare la gestione dei processi di acquisizione e di gestione dei budget di biblioteca.

Destinatari

Responsabili di 2° e 3° livello, delle Biblioteche SBA (ARPAC e Campus) e dei Servizi Centrali ARPAC

Personale bibliotecario e amministrativo-contabile, referente degli acquisti di materiale bibliografico (ARPAC e Campus)

Responsabili Amministrativi Gestionali di Dipartimento

Calendario e programma

Lunedì 27 aprile 2026 – 10:00-13:00 | Aula 1 (Via Azzo Gardino 33-33/2, Bologna)

E' inoltre prevista la possibilità di partecipazione online, su piattaforma Teams

• Portafoglio risorse bibliografiche dello SBA, strategie e processi di acquisizione (Carla Salvaterra, Paolo Mazzoli)
• Sostenibilità del sistema di finanziamento delle risorse bibliografiche: il concetto di fabbisogno e il ruolo dei Dipartimenti (Elisabetta De Toma, Mariateresa Blaga)
• Dalla teoria alla pratica: la “staffetta” ARPAC-ARAG nel processo di acquisizione di monografie. Altri processi di pagamento/incasso tipici dello SBA. Analisi del workflow operativo con l’ausilio di casi studio (Maria Del Carmen Gallelli)
• Confronto e sintesi. Spazio per le domande dei partecipanti.

Docenti

Mariateresa Blaga - ARPAC, Settore Servizi amministrativo-contabili e generali

Maria Del Carmen Gallelli - ARAG, Settore Gestione Ciclo Approvvigionamenti e Immobili)

Paolo Mazzoli - ARPAC, Settore Servizi amministrativo-contabili e generali

Modalità di iscrizione

Le richieste di iscrizione devono essere inviate entro mercoledì 22 aprile alla casella arpac.formazione@unibo.it da parte di Responsabili di biblioteche/settori e di RAGD, con l'indicazione di tutti i nominativi di colleghe/i autorizzate/i a partecipare.

Si raccomanda di specificare anche l'eventuale necessità di partecipazione da remoto in collegamento Teams.