Deposito dei full text delle pubblicazioni scientifiche in IRIS

In ottemperanza alla Policy istituzionale i ricercatori devono sempre depositare nell’archivio istituzionale IRIS il full text delle loro pubblicazioni, insieme agli eventuali file supplementari, di norma ad accesso aperto e comunque nel rispetto delle condizioni contrattuali sottoscritte con gli editori.

Per la disseminazione ad accesso aperto, in genere, si possono depositare le seguenti versioni:

  • versione (PDF) editoriale (o Version of Record , la versione ufficiale pubblicata dall’editore), sempre in caso di pubblicazione Gold Open Access realizzata dall'editore o nei casi previsti dalle specifiche condizioni editoriali. Il livello di accesso da impostare è «accesso libero gratuito o aperto», mentre per la scelta della licenza specifica, in genere una Creative Commons, si raccomanda di verificare le condizioni negoziate con l'editore;
  • postprint (o Author's Accepted Manuscritpt, la versione finale accettata per la pubblicazione derivante dal processo di peer-review, ma non ancora impaginata dall'editore) solo in caso di pubblicazione con un editore che consenta il Green Open Access, o self-archiving. In IRIS va caricata la versione postprint  completa di una copertina con indicazione del periodo di embargo previsto dall'editore. Il livello di accesso da impostare è «embargo», mentre la licenza va verificata nelle specifiche condizioni contrattuali, anche se in genere si tratta di «licenza per accesso libero gratuito»;
  • preprint (o Submitted version) in caso di pubblicazioni per cui non si dispone dei diritti né per il deposito della versione pubblicata né del postprint , previa verifica delle condizioni contrattuali sottoscritte con l'editore. L'utilizzo del preprint vale anche per le pubblicazioni non referate, sempre che gli accordi stipulati con l'editore lo consentano. E' buona prassi specificare nel file .pdf che si tratta di una versione preprint riportando la citazione bibliografica della pubblicazione ufficiale completa, ove possibile di DOI o di altro codice di identificazione (es. ISBN). Le biblioteche di riferimento per il supporto all'OA possono fornire esempi di copertine per le versioni preprint.

 

Pubblicazioni di progetti di ricerca finanziati

Si raccomanda, tuttavia, il rispetto degli obblighi contrattuali e di legge per le pubblicazioni che siano frutto di progetti di ricerca finanziati, per le quali possono sussistere particolari condizioni di pubblicazione ad accesso aperto.

Per esempio i progetti finanziati nell’ambito di H2020 e i progetti SIR prevedono per la disseminazione in Green Open Access periodi di embargo di soli 6 mesi per le discipline scientifico-tecnico-mediche e di 12 mesi per le discipline umanistiche e delle scienze sociali. I bandi PRIN consentono periodi di embargo più lunghi per il Green Open Access  - 18 mesi di embargo per le discipline  scientifico-tecnico-mediche e 24 mesi per quelle umanistiche e delle scienze sociali.

E’ necessario, per le pubblicazioni frutto di progetti finanziati, scegliere sedi editoriali che consentano il rispetto degli obblighi del programma di finanziamento al fine di non incorrere in sanzioni.

 

Dove depositare

I ricercatori e i docenti dell’Università di Bologna debbono depositare i propri contributi di ricerca (versione pubblicata, post-print o preprint) in IRIS archivio istituzionale dell’Ateneo . I ricercatori accedono all’archivio con le credenziali di Ateneo e depositano i propri lavori attraverso una procedura web. I contributi depositati devono essere validati da un punto di vista bibliografico prima di essere resi disponibili online.

I docenti, ricercatori e dottorandi devono quindi segnalare le pubblicazioni alla propria biblioteca di riferimento per la validazione della scheda IRIS e la visibilità del full text allegato.  

 

Quando depositare

I ricercatori devono depositare le loro pubblicazioni di ricerca al più tardi al momento della pubblicazione ufficiale. L’archivio istituzionale ha un sistema automatico per la gestione dell’embargo che consente di impostare un periodo di chiusura nel corso del quale il full text del contributo di ricerca non può essere consultato.

 

Scelta delle sedi editoriali

Anche nei casi in cui sussista l’obbligo di disseminare ad accesso aperto i propri contributi di ricerca, il ricercatore è libero di scegliere la sede editoriale che ritiene più opportuna, purché si assicuri di conservare il diritto di auto-archiviare il proprio lavoro - nella versione editoriale definitiva (Version of Record) o nella versione definitiva senza impaginazione editoriale (postprint) - nell’archivio istituzionale.

E’ possibile verificare le policy degli editori in merito all’open access sui loro siti web o tramite la banca dati internazionale SHERPA-RoMEO.

Se l’editore scelto non consente la disseminazione dei lavori di ricerca mediante l'archivio istituzionale ad accesso aperto nei termini previsti e non è possibile scegliere un'altra sede editoriale equivalente che consenta di rispettare tali obblighi, si consiglia di tentare di negoziare con l'editore le condizioni editoriali richieste prima di procedere alla pubblicazione e di informare tempestivamente l’agenzia responsabile del programma di finanziamento della ricerca in caso di rifiuto, al fine di definire la più opportuna strategia di pubblicazione. Si ricorda che le eventuali spese di pubblicazione nella modalità Gold Open Access (Article Processing Charges) sono coperte dal budget di progetto se correttamente preventivate.   

La propria biblioteca di riferimento è a disposizione per consulenze, in particolare in merito al deposito del full text in IRIS, alla scelta delle sedi editoriali, alla corretta interpretazione delle policy degli editori, alla verifica della disponibilità di agevolazioni per l’accesso aperto Gold e Green negoziate dal Sistema Bibliotecario di Ateneo.